Portali e sito: non è una scelta tra i due
Chi affitta una casa a Napoli, in Costiera o sul lago di Como sa bene una cosa: la maggior parte delle prenotazioni arriva da Booking e Airbnb. Sono loro che ti fanno trovare da chi non ti conosce, in qualsiasi lingua, con le recensioni già pronte.
Il sito non serve a sostituirli. Serve a riprendersi una parte degli ospiti: chi è già stato da te e vuole tornare, chi ti ha trovato su Instagram, chi ha visto il nome sull'annuncio e ti cerca su Google. Queste persone oggi prenotano comunque sul portale, perché è l'unico posto dove possono farlo.
L'obiettivo realistico è questo: tenere i portali per la visibilità e spostare sul sito le prenotazioni che sono già tue.
Quanto pesano le commissioni
Le percentuali le trovi solo sulle fonti ufficiali, e cambiano.
- Booking.com. La pagina per i partner su come funziona la commissione spiega che paghi una percentuale sul valore totale di ogni prenotazione. La percentuale non è pubblica: varia per paese, tipo di struttura e zona, ed è scritta nel tuo contratto. Programmi come Genius, Preferred Partner o Visibility Booster la aumentano.
- Airbnb. Nella pagina sulle commissioni del servizio, Airbnb spiega che sta portando tutti gli host alla commissione unica, interamente a carico dell'host: per la maggior parte è il 15,5%, per gli altri di solito tra il 14% e il 16%. È obbligatoria, tra gli altri, per chi usa un software di gestione immobiliare. La vecchia commissione divisa, circa il 3% per l'host più una parte pagata dall'ospite, verrà eliminata.
Un conto semplice: su un soggiorno da € 1.000 con la commissione unica al 15,5%, Airbnb trattiene € 155. Su una prenotazione diretta quei soldi restano a te, meno le commissioni del pagamento con carta, che sono molto più basse.
Non tutto quel margine è guadagno netto. Il sito ha un costo, va aggiornato e qualcuno deve rispondere alle richieste. Ma basta che una parte degli ospiti che tornano prenoti da te per vedere la differenza a fine stagione.
Il calendario: iCal o channel manager
Il rischio più temuto è la doppia prenotazione: la stessa settimana venduta su Booking e sul sito. Si evita solo se tutti i calendari dicono la stessa cosa. Ci sono due modi.
L'iCal è un link a un file di calendario. Ogni portale ti dà il suo link da copiare negli altri, e ognuno legge le date occupate degli altri a intervalli. È gratuito, ma ha limiti precisi:
- Airbnb, nella guida sulla sincronizzazione dei calendari, indica che il calendario importato si aggiorna in automatico ogni 3 ore. Sincronizza solo la disponibilità, non i prezzi.
- Booking.com, in un avviso del suo team, scrive che la sincronizzazione non è in tempo reale e può richiedere da pochi minuti a qualche ora. Aggiunge che la funzione non sarà migliorata e non va usata al posto di un fornitore di connettività se ti serve una sincronizzazione in tempo reale.
Il channel manager è un servizio a pagamento collegato direttamente ai portali. Quando arriva una prenotazione, chiude le date ovunque in pochi istanti e gestisce anche prezzi e restrizioni da un solo pannello. Il sito si collega al channel manager invece che ai singoli portali.
| Voce | iCal | Channel manager |
|---|---|---|
| Costo | Gratuito | Abbonamento al fornitore |
| Cosa sincronizza | Solo le date occupate | Date, prezzi, soggiorno minimo |
| Velocità | Da minuti a ore | Quasi immediata |
| Va bene per | Una o due case, pochi portali | Più alloggi, last minute, prezzi che cambiano spesso |
Con una casa e prenotazioni che arrivano settimane prima, l'iCal può bastare. Se lavori molto sul last minute, quelle ore di ritardo sono proprio il momento in cui nasce la doppia prenotazione.
Decidi dove vive il calendario vero: il channel manager, oppure il sistema di prenotazione del sito. Gli altri leggono da lì. Se le date si chiudono a mano in tre posti diversi, prima o poi una si dimentica.
Acconto e cancellazioni sul sito
Sul portale il pagamento lo gestisce il portale. Sul sito lo gestisci tu, e serve un sistema che lo faccia senza telefonate.
La strada più comune è chiedere un acconto alla prenotazione e il saldo qualche settimana prima dell'arrivo, con la carta salvata o con un link di pagamento. Le opzioni con Stripe, compresi limiti e costi dei rimborsi, sono spiegate nella nota sulle prenotazioni con acconto su Stripe.
La politica di cancellazione va scritta prima e accettata al pagamento. Un esempio per una casa sul lago:
- Oltre 30 giorni prima dell'arrivo: acconto rimborsato.
- Tra 30 e 14 giorni prima: acconto trattenuto.
- Meno di 14 giorni prima o mancato arrivo: trattenuto l'intero importo.
I numeri sono un esempio. Conta che la regola sia uguale per tutti, che sia scritta nella pagina dell'alloggio, nella pagina di pagamento e nella conferma, e che il sistema la applichi da solo. Come chiamare e fatturare l'acconto è una domanda per il commercialista.
Gli adempimenti da non dimenticare
Sul portale alcune cose sono guidate. Sul sito ricordarle tocca a te. Qui non c'è consulenza legale: sono i punti da verificare con il commercialista e con il Comune.
- CIN, codice identificativo nazionale. Il Ministero del Turismo lo assegna tramite la Banca Dati Strutture Ricettive alle strutture ricettive e alle unità in locazione breve. Secondo la comunicazione del Ministero, va esposto all'esterno dell'immobile e indicato negli annunci.
- Comunicazione degli ospiti alla Questura. Il portale Alloggiati Web della Polizia di Stato indica che le generalità degli ospiti vanno comunicate entro 24 ore dall'arrivo, o all'arrivo stesso se il soggiorno è più breve. La Questura di Bologna ricorda che l'obbligo vale anche per gli affitti brevi.
- Imposta di soggiorno. La decide ogni Comune, con tariffe e regole proprie. A Napoli, per esempio, la pagina del Comune spiega come i gestori dichiarano e versano l'imposta e riporta gli accordi con alcuni intermediari turistici. Sulle prenotazioni dirette il portale non c'è: chiarisci con il Comune e con il commercialista come riscuoterla e versarla.
Il sito può aiutare: il CIN nella scheda di ogni alloggio, un modulo per raccogliere i documenti degli ospiti prima dell'arrivo, l'imposta indicata a parte nel riepilogo del prezzo.
Cosa deve avere il sito
Chi arriva sul tuo sito ha quasi sempre già visto l'annuncio sul portale. Se il sito è più lento o più confuso, torna lì e prenota da lì.
- Foto buone e tante. Ogni stanza, il bagno, la vista vera, la strada per arrivare. Le stesse dei portali vanno bene, purché grandi e leggere da caricare.
- Disponibilità vera. Un calendario aggiornato con le date libere, non un modulo "chiedi disponibilità" a cui rispondi il giorno dopo.
- Prezzo chiaro. Totale per le date scelte, con pulizie, imposta di soggiorno e acconto separati. Nessuna sorpresa al pagamento.
- Recensioni. Quelle che hai, con la fonte. Un ospite si fida di più se vede che sono le stesse dei portali.
- Più lingue. Almeno l'inglese, se lavori con stranieri. Una lingua tradotta bene vale più di cinque tradotte in automatico.
- Velocità da telefono. Si prenota soprattutto da smartphone, spesso con una connessione lenta. Pagine leggere e pulsante di prenotazione sempre visibile.
- Contatto rapido. Telefono e WhatsApp in vista. Per conferme e promemoria automatici c'è la nota su WhatsApp Business API.
Come far tornare gli ospiti
La prenotazione diretta più facile è quella di chi è già stato da te. Va solo resa semplice.
- Un'email dopo il soggiorno. Grazie, una richiesta di recensione e il link al sito. Per mandare comunicazioni promozionali serve il consenso dell'ospite: raccoglilo in modo separato, con un testo chiaro.
- Uno sconto per chi torna. Un codice valido solo sul sito, per esempio per la stessa stagione dell'anno dopo. Prima di pubblicare prezzi diversi da quelli dei portali, rileggi il contratto con ciascuno.
- Il sito nella casa. Un biglietto con l'indirizzo del sito o un codice QR nella guida della casa. Chi vuole tornare sa dove cercarti.
Un esempio inventato: Casa Lariola, due appartamenti sul lago, scrive a ogni ospite una settimana dopo la partenza con un codice per l'estate successiva, valido solo sul sito. Chi torna prenota da lì, i portali continuano a portare ospiti nuovi.
Un esempio: Domino Vacanze
Domino Vacanze gestisce case vacanza selezionate a Napoli e in Costiera Amalfitana e organizza escursioni in barca verso Capri, Ischia, Positano e la Costiera Sorrentina. L'obiettivo era portare le prenotazioni sul proprio sito invece che solo sui portali: meno commissioni, un rapporto diretto con l'ospite e la possibilità di proporre anche le esperienze.
Il sito, su WordPress con un tema costruito da zero, è pensato per chi cerca casa da telefono. Gli alloggi sono divisi per destinazione, con ricerca per date, ospiti e servizi. Ogni scheda mostra foto, ospiti, camere e bagni, prezzo a notte e valutazioni degli ospiti. I tour in barca hanno durata, porto di partenza, numero massimo di persone e prezzo, e il percorso di prenotazione diretta è spiegato passo per passo, dalla ricerca al self check-in.
Se lavori nella zona, c'è anche la pagina sulla realizzazione di siti web a Napoli.
Quanto costa
Un sito per case vacanza o struttura ricettiva parte da € 2.800, con consegna in 5 settimane. Ogni lingua in più si aggiunge da € 400.
Per incassare l'acconto online, l'integrazione Stripe parte da € 900; saldo automatico e rimborsi secondo la politica di cancellazione da € 500. Se ti serve un sistema di prenotazione con calendari su misura, per più alloggi o con esperienze da vendere insieme al soggiorno, si parte da € 3.500.
A parte ci sono i costi che paghi direttamente ai fornitori: le commissioni di Stripe su ogni pagamento e l'eventuale abbonamento al channel manager. Per mantenere il sito aggiornato e sicuro c'è l'assistenza con il piano Attivo, da € 90.
Per capire se conviene, il conto è semplice: quante prenotazioni l'anno arrivano da ospiti che tornano o che ti cercano per nome, per la commissione che oggi paghi su ciascuna.