Chi comanda: Danea o il sito?
La prima decisione non è tecnica: è stabilire quale programma è la "fonte di verità" per ogni dato. Se un prezzo si può cambiare in due posti, prima o poi i due posti diranno cose diverse, e di solito lo scopri quando un cliente compra a un prezzo vecchio o ordina un articolo che non hai più.
Nella maggior parte dei negozi la regola che funziona è semplice: quello che riguarda il magazzino e i conti vive in Danea, quello che riguarda la vetrina vive sul sito. Codici, prezzi, listini, giacenze e aliquote IVA si modificano solo in Easyfatt e viaggiano verso WooCommerce. Foto, descrizioni lunghe, testi per Google e recensioni si curano solo sul sito, e Danea non li tocca.
Gli ordini sono l'unica eccezione apparente: nascono sul sito, ma il loro posto finale è Danea, dove diventano ordini cliente, scaricano il magazzino e da lì si emette la fattura.
Come funziona il collegamento
Easyfatt non "vede" il sito in tempo reale. Il collegamento funziona a invii: Easyfatt prepara un file con gli articoli e lo spedisce al sito, dove un plugin lo riceve e aggiorna i prodotti. Per gli ordini il percorso è inverso: il sito espone un indirizzo da cui Danea scarica gli ordini nuovi.
In pratica, dal lato di Easyfatt:
- Scegli cosa pubblicare. Ogni articolo ha l'opzione "Pubblica su e-commerce": solo quelli spuntati partono verso il sito. Per attivarla su molti articoli insieme si selezionano dall'elenco e si modificano in blocco.
- Lanci l'invio. Con Ctrl + P si apre il pannello di aggiornamento e-commerce; da lì si invia. Tenendo premuto Ctrl sul pulsante si attiva "Invia solo voci modificate", che spedisce solo gli articoli cambiati dall'ultimo invio.
- Prima gli articoli, poi le immagini. Easyfatt manda il file degli articoli, aspetta che il sito lo elabori, poi invia le immagini in una seconda fase.
- Controlli il resoconto. Il plugin sul sito registra l'ultimo file ricevuto e l'esito di ogni articolo: aggiornato, creato o scartato con il motivo.
Dal lato di WooCommerce servono due pezzi: uno che riceve gli articoli da Danea e uno che prepara gli ordini da scaricare. Esistono plugin pronti per entrambi, per esempio WC Importer for Danea e WC Exporter for Danea, oppure un'integrazione su misura quando servono regole che i plugin non coprono.
Con i soli plugin l'invio parte quando lo lanci da Easyfatt, e gli ordini arrivano quando li scarichi. Per un negozio con pochi ordini al giorno basta. Se invece vendi molto, o hai poca merce per articolo, conviene automatizzare: invio e scarico a orari fissi, ogni 15 minuti, con un avviso se qualcosa non va.
Cosa sincronizzare, dato per dato
Questa è la mappa che uso come punto di partenza. Si adatta al negozio, ma la direzione di ogni dato va decisa prima di collegare qualsiasi cosa.
| Dato | Direzione | Quando | Note |
|---|---|---|---|
| Codice articolo | Danea → sito | A ogni invio | È la chiave che lega i due programmi: deve essere identico. |
| Nome e descrizione breve | Danea → sito | A ogni invio | La descrizione lunga resta sul sito. |
| Prezzo | Danea → sito | A ogni invio | Si sceglie quale listino diventa il prezzo del sito. |
| Prezzo scontato | Danea → sito | A ogni invio | Un secondo listino può diventare il prezzo in offerta. |
| Giacenze | Danea → sito | A ogni invio | Il dato più delicato: più vendi, più spesso va aggiornato. |
| Categorie | Danea → sito | A ogni invio | Anche le sottocategorie; conviene decidere una volta sola dove si gestiscono. |
| Aliquota IVA | Danea → sito | A ogni invio | Diventa la classe d'imposta del prodotto. |
| Peso, misure, EAN | Danea → sito | A ogni invio | Il peso serve al calcolo delle spedizioni. |
| Taglie e colori | Danea → sito | A ogni invio | Diventano le varianti del prodotto su WooCommerce. |
| Ordini | Sito → Danea | Allo scarico | Diventano ordini cliente in Danea. |
| Clienti | Sito → Danea | Con l'ordine | Con i dati per la fattura elettronica. |
Prezzi e listini
Danea gestisce più listini; il sito ha un prezzo normale e, se c'è, un prezzo in offerta. La regola va scritta prima: per esempio "listino 1 è il prezzo del sito, listino 3 è il prezzo scontato". Se vendi anche a rivenditori con prezzi diversi, quel listino non va pubblicato sul negozio pubblico, oppure va gestito in un'area riservata.
Attenzione a un dettaglio: in Danea il prezzo può essere salvato IVA inclusa o esclusa, e WooCommerce ha una sua impostazione per i prezzi lordi o netti. Le due impostazioni devono dire la stessa cosa, altrimenti l'IVA viene aggiunta due volte o non viene aggiunta affatto.
Giacenze
Le giacenze sono il motivo per cui la maggior parte dei negozi collega Danea al sito. Il punto è decidere quanto spesso aggiornarle: se un articolo ha 40 pezzi e ne vendi due al giorno, un aggiornamento al giorno basta; se ne ha 2 e lo vendi anche in negozio, ogni ritardo può diventare un ordine che non puoi evadere.
Se vendi anche al banco, ricordati che il dato giusto è sempre quello di Danea: è lì che si scaricano sia le vendite del negozio fisico sia gli ordini online.
Taglie, colori e varianti
Le varianti sono il punto in cui un'integrazione si rompe più spesso. In Danea un articolo con taglie e colori ha una giacenza per ogni combinazione; su WooCommerce diventa un prodotto variabile con una variante per ogni combinazione.
Perché tutto si abbini, i valori devono essere scritti allo stesso modo nei due programmi. Se in Danea il colore è "Blu notte" e sul sito l'attributo si chiama "Blu", in molti connettori la variante non viene trovata: o non si aggiorna, o ne viene creata una nuova accanto alla vecchia.
Prima di collegare, conviene fare un elenco dei valori usati in Danea (taglie, colori, misure) e allineare gli attributi del sito a quell'elenco, non il contrario.
Ordini e clienti: dal sito a Danea
Quando un cliente compra sul sito, l'ordine resta su WooCommerce finché Danea non lo scarica. Il plugin sul sito prepara un file con gli ordini nuovi, raggiungibile da un indirizzo riservato; Easyfatt lo legge e crea un ordine cliente per ognuno, con le righe, le spese di spedizione e i dati del cliente.
Tre cose da decidere:
- Quali stati scaricare. Di solito solo gli ordini pagati o completati, non quelli in attesa di pagamento o annullati.
- Prezzi lordi o netti. Il file degli ordini dice a Danea se i prezzi includono l'IVA: deve corrispondere all'impostazione del negozio.
- Dati per la fattura. Se emetti fattura elettronica, il checkout deve chiedere codice fiscale e, per le aziende, partita IVA, PEC o codice destinatario. Così arrivano in Danea già compilati e la fattura parte senza ricopiare nulla.
La fattura si emette da Danea, partendo dall'ordine scaricato. Il sito non deve emettere documenti fiscali per conto suo: due programmi che numerano fatture sono il modo più rapido per avere buchi o doppioni nella numerazione.
Cosa non sincronizzare
Non tutto deve passare per Danea. Alcuni dati vivono meglio sul sito, e portarli nel gestionale crea solo lavoro in più:
- Descrizioni lunghe e testi SEO: si scrivono per chi legge il sito e per Google, non per il gestionale. Se arrivano da Danea, ogni invio rischia di sovrascrivere il lavoro fatto sul sito.
- Foto e gallerie: Easyfatt può inviare le immagini, ma ritagli, ordine delle foto e testi alternativi si gestiscono molto meglio su WooCommerce.
- Recensioni e contenuti dei clienti: non servono in Danea.
- Prodotti solo online: kit, buoni regalo o servizi che non hanno magazzino possono restare solo sul sito, se non devono finire in fattura con un codice Danea.
Quando un campo deve restare com'è sul sito, il plugin di solito permette di escluderlo dall'aggiornamento: è l'impostazione da controllare per prima.
Gli errori più comuni
Dopo il primo collegamento, quasi tutti i problemi rientrano in questo elenco:
- Codici articolo diversi. Se in Danea il codice è "CER-077" e sul sito "CER77", l'integrazione non riconosce il prodotto e ne crea un doppione. Prima di partire i codici vanno allineati, uno per uno se serve.
- Varianti senza regola. Taglie e colori scritti in modo diverso nei due programmi, come visto sopra.
- IVA trattata in due modi. Un prezzo IVA inclusa letto come netto si trasforma, per esempio, da € 16,90 a € 20,62 sul sito.
- Dati di fatturazione mancanti. Un ordine senza codice fiscale può fermarsi o arrivare incompleto in Danea.
- Immagini bloccate dal server. Easyfatt invia molti file in poco tempo e alcuni server lo scambiano per un attacco. Si risolve autorizzando l'indirizzo da cui parte l'invio.
- Nessun avviso in caso di errore. È il problema più costoso: un ordine non scaricato o un articolo scartato vanno segnalati subito, non scoperti a fine mese.
Prima di collegare: la checklist
Mezz'ora su questa lista evita la maggior parte dei problemi:
- Decidi chi comanda su ogni dato, usando la tabella qui sopra.
- Allinea i codici articolo tra Danea e sito, ed elimina i doppioni.
- Allinea taglie, colori e altri valori delle varianti.
- Scegli quale listino diventa il prezzo del sito e quale il prezzo in offerta.
- Verifica che Danea e WooCommerce trattino allo stesso modo i prezzi IVA inclusa.
- Aggiungi al checkout i campi per la fattura elettronica.
- Scegli quali stati degli ordini scaricare.
- Fai un backup del sito e un primo invio di prova su pochi articoli.
- Decidi chi riceve gli avvisi in caso di errore, e come.
Quanto costa
Un'integrazione Danea Easyfatt e WooCommerce per articoli, giacenze e ordini parte da € 1.500, con attivazione in 10 giorni. Varianti, più listini o più magazzini si aggiungono da € 500.
Il prezzo dipende soprattutto da tre cose: quanti articoli e varianti ci sono, quanto è da sistemare il catalogo prima di collegarlo (codici, attributi, IVA) e se invio e scarico devono avvenire da soli a orari fissi, con avvisi in caso di errore. [Dettagli tecnici da verificare con la versione di Danea in uso.]