Cosa fa il collegamento
Senza collegamento, ogni ordine del negozio online va ricopiato a mano in Fatture in Cloud: cliente, indirizzo, codice fiscale, righe, spedizione, sconto, metodo di pagamento. Con il collegamento, l'ordine pagato su WooCommerce diventa da solo un documento in Fatture in Cloud, con i dati già compilati, e la fattura elettronica parte verso lo SdI (il Sistema di Interscambio dell'Agenzia delle Entrate, da cui passano tutte le fatture elettroniche).
Il percorso è sempre lo stesso:
- Il cliente paga sul sito e l'ordine passa allo stato scelto, per esempio "In lavorazione".
- L'integrazione legge l'ordine e crea il documento in Fatture in Cloud.
- Fatture in Cloud controlla il file della fattura elettronica e lo invia allo SdI.
- Lo stato della fattura (inviata, consegnata, scartata) torna visibile, e se qualcosa va storto qualcuno viene avvisato.
Gli esempi qui sotto usano un negozio inventato, Oleificio Mancini, che vende olio e conserve a privati e ristoranti.
Come funziona sotto il cofano
Fatture in Cloud ha delle API pubbliche, cioè un'interfaccia che permette a un altro programma di creare e leggere documenti. La guida alla creazione delle fatture descrive quello che l'integrazione compila per ogni ordine:
- Il cliente: nome o ragione sociale, partita IVA, codice fiscale, indirizzo. Per la fattura elettronica anche il codice destinatario e, se c'è, la PEC.
- Le righe: prodotto, quantità, prezzo e aliquota IVA, più la spedizione come riga a parte.
- Il pagamento: importo, data e stato "pagato", collegato al conto su cui arriva l'incasso.
- Il tipo di documento: fattura, oppure nota di credito per i rimborsi.
Poi c'è la parte elettronica. La guida sulla fattura elettronica prevede tre passaggi: verifica del file XML (il formato strutturato richiesto dallo SdI), invio allo SdI e lettura dello stato. La verifica restituisce l'elenco preciso degli errori, per esempio una partita IVA mancante, prima che la fattura parta. Lo stato si può seguire con delle notifiche automatiche (webhook) che Fatture in Cloud manda quando cambia: inviata, consegnata, scartata.
Le API di Fatture in Cloud hanno un'opzione di prova che esegue tutti i controlli senza trasmettere nulla allo SdI. È quella da usare nei primi giorni, sugli ordini veri, prima di attivare l'invio.
Decisione 1: quando emettere la fattura
WooCommerce dà a ogni ordine uno stato: "In attesa di pagamento", "In lavorazione" (pagato, magazzino scalato), "Completato" (spedito o consegnato), "Rimborsato", "Annullato" e altri. L'integrazione emette la fattura quando l'ordine entra nello stato che scegli tu.
Le scelte più comuni sono due:
- Al pagamento ("In lavorazione"): la fattura parte subito. È la scelta più semplice se spedisci in fretta e i resi sono rari.
- Alla spedizione ("Completato"): la fattura parte quando l'ordine esce dal magazzino. Utile se gli ordini cambiano spesso prima di partire, per esempio un articolo che manca e viene tolto.
C'è anche una terza strada: creare i documenti in automatico ma inviarli allo SdI a gruppi, una volta al giorno, dopo un'occhiata veloce. È la soluzione che consiglio nei primi tempi.
Quale momento conta ai fini fiscali, e quindi entro quando la fattura va emessa, non è una scelta tecnica: dipende dal tipo di vendita e va deciso con il commercialista. L'integrazione poi rispetta la regola, ordine per ordine.
Decisione 2: quali dati chiedere al checkout
Il checkout standard di WooCommerce chiede nome, indirizzo, email e telefono. Per una fattura elettronica a un'azienda non basta: servono la partita IVA, il codice fiscale e l'indirizzo telematico a cui lo SdI consegna la fattura, cioè il codice destinatario di 7 caratteri oppure la PEC. Come spiega l'Agenzia delle Entrate, se il cliente non comunica né codice né PEC, o è un consumatore finale, si usa il codice "0000000" e la fattura resta disponibile nella sua area riservata.
Il modo più pulito è una scelta all'inizio del checkout:
- Privato: compare il codice fiscale, se serve.
- Azienda o professionista: compaiono ragione sociale, partita IVA, codice fiscale, codice destinatario o PEC.
I controlli vanno fatti sul sito, prima del pagamento: una partita IVA di 11 cifre, un codice destinatario di 7 caratteri, un codice fiscale coerente. Un errore scoperto qui costa un secondo al cliente; scoperto dopo, costa una fattura scartata e una telefonata.
Decisione 3: privati e aziende
Non tutte le vendite sono uguali. Per le aziende la fattura elettronica è la regola. Per i privati, a seconda di cosa vendi e di come lo vendi, la vendita può richiedere una fattura oppure essere registrata come corrispettivo, cioè nel registro delle vendite giornaliere. Fatture in Cloud gestisce entrambe le cose: nelle sue API i corrispettivi sono voci del registro, di solito una per giornata.
Le regole per il tuo caso le decide il commercialista. Dal lato tecnico, l'integrazione deve sapere tre cose:
- Chi riceve la fattura: tutte le aziende, e i privati solo se la chiedono? Oppure tutti?
- Cosa succede agli ordini senza fattura: entrano nei corrispettivi del giorno, in un riepilogo, o in nessuno dei due?
- Clienti esteri: un'azienda in Germania o un privato in Svizzera seguono regole IVA diverse, e vanno gestiti a parte.
Per i privati che ricevono la fattura, ricordati che va data loro anche una copia, per esempio il PDF allegato all'email di conferma: è un dettaglio che l'integrazione può fare da sola.
Decisione 4: rimborsi e note di credito
Una fattura emessa non si cancella e non si modifica. Se il cliente restituisce un prodotto, si emette una nota di credito, un documento che annulla in tutto o in parte la fattura originale. Nelle API di Fatture in Cloud è un documento di tipo "nota di credito" che indica numero e data della fattura a cui si riferisce.
Su WooCommerce i rimborsi si fanno dalla pagina dell'ordine, anche parziali (una sola bottiglia su sei). Due dettagli da conoscere:
- Cambiare lo stato in "Rimborsato" non rimborsa nessuno: il rimborso va registrato con il pulsante apposito, che può anche rimettere a magazzino gli articoli.
- Un rimborso parziale non cambia lo stato dell'ordine: per questo l'integrazione deve guardare i rimborsi registrati, non solo lo stato.
Se l'ordine non era ancora stato fatturato, invece, non serve nessuna nota di credito: basta che l'ordine annullato non arrivi mai a Fatture in Cloud.
Plugin pronto o integrazione su misura
Per collegare i due programmi esistono soluzioni pronte: Fatture in Cloud ha un elenco di integrazioni per e-commerce, tra cui app per WooCommerce, e sul repository di WordPress ci sono plugin dedicati. Per un negozio con regole semplici sono spesso sufficienti.
Un'integrazione su misura serve quando:
- hai più sezionali (per esempio una numerazione per il negozio online e una per il negozio fisico);
- vendi a clienti esteri con regole IVA diverse;
- vuoi un controllo prima dell'invio allo SdI, con una coda di approvazione;
- vuoi avvisi precisi quando una fattura viene scartata, non solo un'icona rossa nel pannello;
- gli ordini arrivano anche da altri canali, come marketplace o telefono.
In entrambi i casi conta una regola: un solo programma numera le fatture. Se le numera anche il sito, prima o poi avrai buchi o doppioni.
Gli errori più comuni
- Codice destinatario o PEC sbagliati. La fattura può finire in un indirizzo sbagliato o essere consegnata all'area riservata invece che al gestionale del cliente. Si evita con i controlli al checkout.
- IVA calcolata in due modi. WooCommerce e Fatture in Cloud devono trattare allo stesso modo i prezzi IVA inclusa o esclusa, altrimenti i totali non tornano di qualche centesimo.
- Spedizione e sconti dimenticati. Vanno nella fattura come righe, con la loro aliquota.
- Fattura emessa su un ordine annullato. Succede quando la fattura parte troppo presto. Si risolve scegliendo bene lo stato di emissione.
- Nessuno guarda gli scarti. Lo SdI scarta una fattura con un codice d'errore preciso: se nessuno lo vede, quella fattura per il fisco non è mai stata emessa.
- Rimborsi senza nota di credito. Il denaro torna al cliente, ma in contabilità la vendita resta intera.
Checklist prima di collegare
- Decidi con il commercialista quando emettere, a chi fare fattura e come gestire i privati.
- Scegli lo stato dell'ordine che fa partire la fattura.
- Aggiungi al checkout la scelta privato/azienda e i campi fiscali, con i controlli.
- Allinea l'impostazione dei prezzi IVA inclusa tra sito e Fatture in Cloud.
- Decidi il sezionale per le fatture del negozio.
- Definisci cosa succede con rimborsi totali e parziali.
- Prova per qualche giorno con l'opzione che non invia allo SdI.
- Scegli chi riceve gli avvisi per le fatture scartate.
Quanto costa
Un'integrazione tra WooCommerce e Fatture in Cloud parte da € 1.200, con attivazione in 7 giorni. Le note di credito automatiche sui rimborsi si aggiungono da € 300, i clienti esteri con regole IVA diverse da € 400.
Il prezzo dipende da quante regole ci sono (sezionali, privati e aziende, esteri), da quanto il checkout va adattato e da come vuoi seguire gli scarti. Il canone di Fatture in Cloud è a parte e dipende dal piano che usi. Per capire cosa succede dopo l'invio, dallo SdI in poi, c'è la nota su cosa serve per la fatturazione elettronica dal sito.