Il punto di partenza: cosa fa davvero lo SdI
Il Sistema di Interscambio (SdI) è il "postino" dell'Agenzia delle Entrate: riceve il file della fattura, lo controlla e lo consegna al cliente. Come scrive l'Agenzia, le fatture elettroniche vanno sempre inviate ai clienti attraverso lo SdI: una fattura mandata solo per email non conta come emessa.
Il sito, da solo, non "fa" la fattura elettronica. Il percorso ha sempre quattro pezzi:
- I dati: il sito raccoglie cliente, prodotti, prezzi e dati fiscali.
- Il file: un programma di fatturazione trasforma quei dati in un file XML nel formato richiesto.
- Il canale: il file viene trasmesso allo SdI, quasi sempre tramite un provider.
- Le risposte: lo SdI manda una ricevuta o uno scarto, e qualcuno deve leggerli.
Non sono un commercialista. In questa nota spiego come funziona la parte tecnica, con i riferimenti alle fonti ufficiali. Regime fiscale, tempi di emissione, casi particolari e qualsiasi scelta che riguarda le tue tasse vanno confermati con il tuo commercialista.
Il file: un XML, non un PDF
La fattura elettronica differisce da quella di carta per due aspetti, spiega l'Agenzia delle Entrate: è un file in formato strutturato XML, ed è trasmessa tramite lo SdI. Il PDF che mandi al cliente è solo una copia leggibile; il documento valido è l'XML.
XML vuol dire che ogni dato sta in un campo con un nome preciso: il cedente (chi vende), il cessionario (chi compra), il tipo di documento, il numero, la data, le righe, l'imponibile, l'aliquota, l'imposta. Il tipo di documento si indica con un codice: per esempio TD01 è la fattura e TD04 la nota di credito, come si vede nella guida alla compilazione dell'Agenzia.
Nessuno scrive questi file a mano. Li genera il programma di fatturazione (un gestionale, Fatture in Cloud, Danea, un software del provider) partendo dai dati che il sito gli passa. Il compito del sito è passare dati completi e corretti.
L'indirizzo del cliente: codice destinatario o PEC
Lo SdI consegna la fattura all'indirizzo telematico scritto nel file. Secondo l'Agenzia, il campo "Codice destinatario" si compila così:
- con il codice di 7 caratteri comunicato dal cliente, che di solito identifica il suo programma di fatturazione;
- con "0000000" più la PEC del cliente, se ha comunicato una PEC;
- con "0000000" se il cliente è un consumatore finale o un'azienda che non ha comunicato né codice né PEC. In questo caso la fattura viene messa a disposizione nella sua area riservata del portale "Fatture e Corrispettivi", e va data al cliente una copia, anche in PDF.
Un dettaglio utile: le aziende possono registrare presso lo SdI un indirizzo predefinito, che prevale su quello scritto in fattura. Quindi un codice destinatario sbagliato non sempre blocca la consegna, ma è comunque un errore da evitare.
Per il sito questo significa una cosa concreta: il checkout deve chiedere questi dati, distinguendo privati e aziende, e controllarli prima del pagamento. Ne parlo nel dettaglio nella nota su Fatture in Cloud e WooCommerce.
Il canale: come arriva il file allo SdI
L'Agenzia e il sito fatturapa.gov.it elencano i modi per trasmettere il file:
- Portale "Fatture e Corrispettivi": si carica il file XML a mano, o lo si compila con la procedura web gratuita dell'Agenzia. Va bene per poche fatture, non per un sito.
- PEC: si allega il file a un messaggio PEC indirizzato allo SdI. Non serve accreditamento, ma va gestita la casella e le risposte arrivano lì.
- Canale telematico (web service o SFTP): un collegamento diretto e sempre attivo tra i tuoi server e lo SdI. Richiede un accreditamento e, come scrive l'Agenzia, è rivolto a chi ha una struttura informatica presidiata e grandi volumi di fatture.
- Un intermediario o provider: un soggetto terzo che trasmette e riceve le fatture per tuo conto. L'Agenzia lo prevede espressamente: lo SdI accetta le fatture anche da un canale non gestito direttamente da chi le emette.
Per un sito o un e-commerce la strada normale è l'ultima: il programma di fatturazione o il provider ha già il suo canale con lo SdI e offre delle API. Il sito manda i dati, il provider genera l'XML, lo trasmette e restituisce lo stato. Non devi accreditarti né tenere un server collegato allo SdI.
Le risposte dello SdI: ricevute e scarti
Dopo l'invio lo SdI fa dei controlli: che ci siano i dati obbligatori, che partita IVA e codice fiscale esistano nell'Anagrafe Tributaria, che il codice destinatario sia compilato, che imponibile, aliquota e IVA siano coerenti, che il file non sia un doppione. I tempi, secondo l'Agenzia, vanno da pochi minuti a un massimo di 5 giorni nei momenti di carico.
Le risposte possibili sono tre:
- Ricevuta di consegna: la fattura è stata recapitata. Contiene l'identificativo SdI, un numero che identifica il file in modo univoco.
- Ricevuta di impossibilità di recapito: i controlli sono passati, ma l'indirizzo del cliente non era raggiungibile, o il codice era "0000000". La fattura è nell'area riservata del cliente, ed è bene avvisarlo per altre vie, per esempio con un'email.
- Notifica di scarto: un controllo non è passato. La notifica indica un codice d'errore e il motivo. Una fattura scartata non è mai stata emessa: va corretta e reinviata. L'Agenzia suggerisce di rifarla con la stessa data e lo stesso numero.
Un'integrazione fatta bene salva lo stato di ogni fattura accanto all'ordine e avvisa una persona appena arriva uno scarto, con il motivo già scritto. Senza questo passaggio, gli scarti si scoprono a fine mese, quando il commercialista non trova le fatture.
I tempi: quando va emessa la fattura
Qui la parte tecnica incontra quella fiscale, quindi riporto solo le regole generali delle fonti ufficiali:
- Fattura immediata: secondo la guida alla compilazione dell'Agenzia, il venditore la emette entro dodici giorni dall'effettuazione dell'operazione. La circolare 14/E del 2019 chiarisce che la data nel file resta quella dell'operazione, anche se l'invio avviene nei giorni successivi.
- Fattura differita: si può emettere entro il giorno 15 del mese successivo, rilasciando al momento dell'operazione un documento di trasporto o equivalente, come ricorda l'Agenzia.
Quale sia il momento di "effettuazione" nel tuo caso (pagamento, spedizione, consegna), se usare la fattura immediata o differita e come trattare le vendite ai privati sono domande per il commercialista. Dal lato tecnico conta che la regola sia scritta e che l'integrazione la applichi sempre allo stesso modo.
Cosa deve fare il sito, in pratica
Messo tutto insieme, il lavoro del sito e dell'integrazione è questo:
- Raccogliere i dati fiscali al checkout, con i controlli: partita IVA, codice fiscale, codice destinatario o PEC.
- Passare l'ordine al programma di fatturazione nel momento deciso, con righe, IVA, spedizione e sconti.
- Lasciare la numerazione a un solo programma: quello di fatturazione, mai il sito.
- Salvare l'esito di ogni invio accanto all'ordine: identificativo SdI e stato.
- Avvisare una persona in caso di scarto o di mancata consegna.
- Mandare la copia al cliente, per esempio in PDF con l'email di conferma.
- Gestire i rimborsi con note di credito, collegate alla fattura originale.
Resta la conservazione a norma delle fatture, che l'Agenzia offre anche come servizio gratuito e che molti provider includono: va attivata, e il commercialista sa dirti quale soluzione usate già. Se vuoi ricevere nello stesso flusso anche le fatture dei fornitori, si può aggiungere la lettura delle fatture passive.
Gli errori più comuni
- Partita IVA o codice fiscale inesistenti. Lo SdI li verifica nell'Anagrafe Tributaria e scarta la fattura. Un controllo di formato al checkout ne evita molti.
- Codice destinatario scritto male, per esempio con una lettera al posto di una cifra.
- Totali che non tornano per arrotondamenti o IVA calcolata in modo diverso tra sito e gestionale.
- Due programmi che numerano: buchi e doppioni nella numerazione.
- Scarti non letti. La fattura per il fisco non esiste finché non viene reinviata.
- Nessuna copia al cliente privato, che non sa dove trovare la sua fattura.
Checklist prima di partire
- Chiedi al commercialista quando emettere, a chi e con quale regime.
- Scegli il programma di fatturazione o il provider che trasmette allo SdI.
- Verifica che abbia un'API per creare fatture e leggerne lo stato.
- Aggiungi al checkout i campi fiscali, con privato/azienda e controlli.
- Decidi chi numera (uno solo) e con quale sezionale.
- Decidi chi riceve gli avvisi di scarto e in quanto tempo li gestisce.
- Prevedi le note di credito per i rimborsi.
- Verifica con il commercialista la conservazione.
Quanto costa
Collegare il sito alla fatturazione elettronica parte da € 1.500, con attivazione in 10 giorni. La ricezione delle fatture passive nello stesso flusso si aggiunge da € 700. Il costo del provider che trasmette le fatture allo SdI è a parte: lo scegliamo insieme in base al volume, e la conservazione a norma la fa il servizio scelto.
Il prezzo dipende da quanti tipi di cliente hai (privati, aziende, esteri), da quanto il checkout va adattato e da cosa deve succedere quando arriva uno scarto. Se usi già Fatture in Cloud, buona parte del lavoro passa da lì: trovi i dettagli nella pagina dell'integrazione con WooCommerce.