Perché un report che arriva da solo
Il report automatico serve a una cosa sola: farti vedere i numeri che contano senza dover aprire il gestionale. Ogni lunedì alle 7:30 trovi nella posta le vendite della settimana, il confronto con quella prima, gli incassi scaduti e le scorte basse. Se tutto è in linea, chiudi l'email in un minuto. Se qualcosa non torna, sai da dove partire.
Oggi in molte aziende quei numeri esistono, ma qualcuno li deve estrarre: esportare un foglio, fare due somme, incollarle in un'email. Sono 4–6 ore al mese, e soprattutto un lavoro che salta nelle settimane in cui serve di più, quelle piene.
In questa nota seguiamo un esempio inventato dall'inizio alla fine: Vini Moretti, distributore di vini per ristoranti ed enoteche tra Como e Lecco. Il titolare, Andrea, vuole sapere ogni lunedì come è andata la settimana, senza chiederlo all'amministrazione.
Passo 1: scegli i numeri, prima degli strumenti
Il primo passo non è tecnico. È rispondere a una domanda: cosa faresti diversamente se conoscessi questo numero? Se la risposta è "niente", il numero non va nel report.
Per Vini Moretti l'elenco finale è corto:
- Venduto della settimana, confrontato con la settimana prima e con la stessa settimana dell'anno scorso.
- Numero di ordini e valore medio per ordine.
- Clienti più attivi della settimana, i primi cinque.
- Fatture scadute da più di 30 giorni, con il totale e i tre clienti con l'importo più alto.
- Articoli sotto la scorta minima, quelli da riordinare.
Restano fuori, per scelta, cose che Andrea potrebbe chiedere ma non userebbe ogni settimana: margine per singolo articolo, andamento per zona, confronto tra agenti. Non sono numeri inutili, ma servono una volta al mese o al trimestre, e hanno più senso in un'analisi dedicata o in una dashboard da aprire quando serve.
Cinque blocchi, tutti leggibili in un minuto, tutti collegati a una possibile azione: chiamare un cliente, sollecitare un pagamento, fare un ordine al fornitore.
Passo 2: da dove prendere i dati
Il report legge i dati là dove nascono: il gestionale. Non da un foglio Excel aggiornato a mano, perché il giorno in cui nessuno lo aggiorna il report diventa sbagliato senza avvisare.
Ci sono tre strade, in ordine di preferenza:
- L'API del gestionale. Molti gestionali in cloud hanno un'API, cioè un "ingresso" per far parlare i programmi tra loro, da cui leggere documenti, clienti e articoli.
- Il database. I gestionali installati in azienda o su un server spesso salvano i dati in un database (per esempio PostgreSQL o MySQL). Si legge con un utente in sola lettura: il report può guardare, non modificare.
- Un'esportazione automatica. Se il gestionale non ha né API né database accessibile, si programma un'esportazione in un file a orari fissi, e il report legge quel file.
Per Vini Moretti il gestionale salva i dati in un database PostgreSQL. Il nodo Postgres di n8n permette di eseguire una query personalizzata o di leggere righe da una tabella: è quello che usiamo, con un utente in sola lettura creato apposta.
Passo 3: costruire il flusso in n8n
n8n è lo strumento che uso per questo tipo di automazioni: ogni passaggio è un "nodo", si vede come una casella collegata alle altre e si può controllare uno per uno. Il flusso del report ha cinque nodi.
- Ogni lunedì alle 7:30. Il nodo Schedule Trigger fa partire il flusso a intervalli regolari: si sceglie il giorno della settimana, l'ora e il minuto, oppure un'espressione cron per regole più complesse. Attenzione al fuso orario: il nodo usa quello impostato nel flusso o, in mancanza, quello dell'installazione di n8n, quindi va controllato che sia Europe/Rome. E il flusso deve essere pubblicato, altrimenti la pianificazione non parte.
- Leggi le vendite. Il nodo Postgres esegue una query che prende i documenti di vendita degli ultimi sette giorni e quelli della settimana prima.
- Leggi scadenze e scorte. Un secondo nodo legge le fatture non pagate e gli articoli con giacenza sotto il minimo.
- Calcola. Qui si fanno totali e confronti (lo vediamo nel passo successivo).
- Invia l'email. Il nodo Send Email manda il messaggio tramite il server di posta (SMTP) dell'azienda, in formato HTML, così tabelle e colori si leggono bene.
A questi cinque se ne aggiunge un sesto, separato: un flusso di errore. Con il nodo Error Trigger si crea un flusso che parte quando un altro flusso fallisce, e lo si collega dalle impostazioni del report. Se il database non risponde o l'email non parte, qualcuno riceve un avviso. Senza questo passaggio, un report che non arriva sembra solo un lunedì tranquillo.
Passo 4: il calcolo, numero per numero
Il calcolo è la parte che decide se il report è credibile. Tre regole.
Le stesse definizioni del gestionale. "Venduto" vuol dire fatture emesse o ordini ricevuti? IVA inclusa o esclusa? Note di credito sottratte? Va deciso una volta, scritto, e il report deve dare lo stesso numero che l'amministrazione trova nel gestionale con gli stessi filtri. Per Vini Moretti: fatture e note di credito della settimana, imponibile senza IVA.
Periodi chiusi e confrontabili. La settimana va da lunedì a domenica, e il confronto si fa con la settimana intera precedente, non con "gli ultimi sette giorni" calcolati a orari diversi. Per il confronto con l'anno precedente si prende la stessa settimana dell'anno, non le stesse date: un lunedì va confrontato con un lunedì.
Pochi calcoli, visibili. Per sommare e contare per gruppi n8n ha il nodo Summarize, che fa somme, conteggi, medie, minimi e massimi, anche divisi per un campo come il cliente. Per i confronti in percentuale e la formattazione degli importi si usa un nodo Code, che esegue poche righe di codice. Spesso conviene fare i totali direttamente nella query del database, che è più veloce e più facile da verificare.
Prima di mettere in produzione il report, si fa una verifica semplice: per tre o quattro settimane passate si confrontano i numeri del report con quelli che l'amministrazione ottiene dal gestionale. Se coincidono, il report è pronto.
Passo 5: l'email, cosa mettere e cosa no
L'email è il prodotto finale: deve leggersi sul telefono, in piedi, in un minuto.
Cosa mettere:
- in cima, tre o quattro numeri grandi con la variazione rispetto alla settimana prima (in verde se migliora, in rosso se peggiora);
- sotto, un blocco "Da guardare" con le cose che richiedono un'azione: fatture scadute oltre 30 giorni, articoli sotto scorta;
- per ogni blocco, un link al gestionale per approfondire;
- in fondo, la data e l'ora di estrazione dei dati, così sai a quando si riferiscono.
Cosa lasciare fuori:
- tabelle lunghe: se servono, vanno in un allegato o in una dashboard, non nel corpo dell'email;
- numeri senza azione: visite al sito, numero di articoli a catalogo, statistiche "interessanti" che nessuno usa;
- dati personali non necessari: il report va a più persone e resta nelle caselle di posta per anni. Nomi di aziende clienti e importi bastano; indirizzi, telefoni e dati dei referenti no. Il GDPR chiede di trattare solo i dati necessari allo scopo, è il principio di minimizzazione dell'articolo 5.
- grafici come immagini pesanti: barre semplici in HTML si vedono ovunque, anche con le immagini bloccate.
Se il titolare, il commerciale e il magazzino guardano cose diverse, meglio tre email brevi che una lunga per tutti. Lo stesso flusso può mandare versioni diverse a destinatari diversi, ognuna con i suoi numeri.
Gli errori più comuni
- Troppi numeri. Un report da venti righe si smette di leggere entro un mese. Se un numero non porta a una decisione, si toglie.
- Definizioni diverse dal gestionale. Se il report dice una cifra e l'amministrazione un'altra, nessuno si fida più del report.
- Nessun avviso in caso di errore. Un report che non arriva deve far suonare un campanello, non passare inosservato.
- Accesso al database con permessi di scrittura. Il report legge e basta: utente in sola lettura, sempre.
- Fuso orario sbagliato. Un'installazione impostata su un altro fuso manda il report alle 13:30, o legge una settimana spostata.
- Report fermo nel tempo. Una volta all'anno conviene chiedersi quali numeri si leggono ancora e quali no.
La checklist
- Scrivi i numeri che vuoi e, per ognuno, l'azione che ne segue.
- Definisci ogni numero come lo calcola il gestionale (IVA, note di credito, date).
- Verifica da dove si leggono i dati: API, database o esportazione.
- Crea un accesso in sola lettura.
- Scegli giorno, ora, fuso orario e destinatari.
- Prepara l'email: numeri in cima, "Da guardare", link, data di estrazione.
- Confronta il report con il gestionale su alcune settimane passate.
- Attiva l'avviso in caso di errore e decidi chi lo riceve.
Se gli ordini ti arrivano ancora via email, il passo prima del report è farli entrare nel gestionale senza ricopiarli: lo racconto nella nota sulle email d'ordine che diventano ordini. E se ti interessa cercare risposte nei documenti invece che nei numeri, leggi cosa può fare un assistente AI sui documenti aziendali.
Quanto costa
Un report automatico dal gestionale parte da € 700, con attivazione in 4 giorni. Se ti servono più report, numeri da consultare quando vuoi o grafici interattivi, una dashboard su misura parte da € 3.000.
Il prezzo dipende da come si leggono i dati del gestionale, da quanti numeri e destinatari ci sono e da quanto è da sistemare la definizione dei numeri prima di automatizzarli. Per tenere il flusso controllato nel tempo, con aggiornamenti di n8n e verifica degli avvisi, c'è la manutenzione delle automazioni da € 60. Per una stima sul tuo caso puoi usare il calcolatore del preventivo.